通話提到
工作分派和進度看板
現在可能的情況
目前用 Excel 管工作進度，檔案有不同版本，常不知道該看哪一份。
系統會做的事
把代辦事項、負責同仁和進度放在同一頁。負責人能看每個人手上的工作，調整分派，也能整理出統計。
像把散在多份 Excel 裡的工作清單，收進一張大家都看得到的看板。
畫面是示意。工作欄位、進度選項和統計方式要依實際作業再確認。
從一個內部工具開始
先挑一項最想改善的工作，做出同事能直接操作的版本，再確認工具放在哪裡、資料怎麼接回目前的作業。
先挑一件要改善的工作可以從工作進度管理、訂便當示範，或一項會計工作開始。
做出能操作的工具讓同事實際用過，再對照工作步驟調整畫面和規則。
接回目前的作業確認工具留在公司內網，並整理資料要怎麼交給現有會計系統。
先把共同使用的工具定下來
先挑出第一項工作，確認同事怎麼操作、工具怎麼管理，以及系統要放在哪裡。
通話提到
同事能沿用的工具規則
現在可能的情況
目前能把操作步驟交給 AI 執行，但規則修改後有時會偏掉，其他同事也不容易直接沿用。
系統會做的事
把常用做法固定成版本，讓同事依同一版操作。需要調整時，更新指定版本並保留其他工具的做法。
通話提到
工具留在公司內網
現在可能的情況
你希望在公司的區域網路裡使用工具，不把資料放到雲端。
系統會做的事
先盤點現有電腦、網路和資料放置方式，再確認同事在公司內如何開啟和維護。
看第一個工具怎麼用，再排下一步
試做不必一次涵蓋所有會計工作。先看同事用哪一種方式最順手，再決定要不要擴大。
通話提到
先用簡單工具帶同事做一次
現在可能的情況
你提過可以先做訂便當或訂飲料的小工具，讓同事看見工具怎麼做，再試著用在自己的工作。
可以先這樣做
挑一個同事容易看懂的例子，做完後一起試用，再決定要不要安排更多實作。
值得做的情況：同事還不清楚小工具能怎麼用，需要先看一個實際例子。
通話提到
把會計工作逐項接進主流程
現在可能的情況
你希望同事各自把工作做成小工具，整理出資料後交給主要系統。
系統會做的事
先選一項常做的工作，確認資料格式和匯入方式，再逐項擴充其他工作。
值得做的情況：第一個工具已經有人使用，且資料能穩定交給現有會計系統。
先不用一次把整套流程做完
等第一個工具和資料交接方式確認後，再評估哪些工作適合擴大自動處理。
長期方向
一次把所有工作串成全自動流程
為什麼可以先不做
目前還沒選定第一個流程，也還要確認資料怎麼進入現有系統。先跑通一項工作，才能看出哪些步驟適合自動接起來。
什麼時候該加
第一項工作已穩定使用、資料格式也確認後，再挑下一項會計工作擴大。
常見想法
細分同事帳號和操作範圍
為什麼可以先不做
目前還沒談到不同同事要看哪些資料、能修改哪些內容，先不用預設複雜的設定。
什麼時候該加
如果不同工作需要限制查看或修改的人，再確認誰能看、誰能改。
今天想確認的 12 件事
這些答案會決定上面哪些要做、怎麼做。可以直接在框框裡記下來。
- 第一個想試做的項目是工作進度管理、訂便當示範，還是某項會計工作？
- 目前 Excel 工作表裡，哪些資料最常需要更新？
- 工作由誰建立和分派，同仁又怎麼回報進度？
- 你想按工作件數、預估時間，還是其他方式看同仁負荷？
- 一件工作從開始到完成，需要哪些進度狀態？
- 第一版要讓哪些同事使用，他們需要看到相同的資料嗎？
- 同事主要會用電腦還是手機打開工具？
- 公司內網目前有哪些設備可以放置和維護這套工具？
- 現有會計系統接受哪種資料格式，資料要在哪一步匯進去？
- 如果先做一項會計工作的小工具，哪一項最常做或最花時間？
- 操作規則要由誰維護，新版更新後怎麼讓同事知道？
- 實作時哪些同事要一起參與，想讓大家完成什麼？
今天的共識
上面每一項按下「需要／再看看／不需要」，這裡都會自動整理。會後我會照這份清單，整理成正式的功能規劃。